Sí, se puede firmar un documento por WhatsApp con validez legal. La Ley 19.799 acepta como firma electrónica simple cualquier proceso electrónico que identifique, al menos formalmente, al autor (art. 2.º, letra f), y le da el mismo valor que a la firma manuscrita (art. 3.º). Que esa firma se sostenga después depende de la evidencia que deja: quién firmó, qué documento firmó y si alguien lo cambió después. Con ValidaFirma, la persona recibe el documento por WhatsApp, lo lee, confirma que es ella con su cédula y su rostro, y firma en el mismo celular. El PDF queda sellado y cualquiera lo puede validar.
Cómo se firma un documento por WhatsApp, paso a paso
Así lo vive quien firma. Todo el flujo de firma ocurre dentro de WhatsApp, sin cambiar de aplicación, y no tiene que instalar nada ni crear una cuenta.
- Le llega un WhatsApp. El mensaje dice quién le envía el documento, cuál es y hasta cuándo puede firmarlo. Trae un enlace propio: solo la persona de ese RUT puede firmar con él.
- Lee el documento. Para firmar tiene que leerlo hasta el final. Si no es lo que esperaba, puede rechazarlo, y el documento se anula para todos.
- Confirma que es ella. Toca «Firmar documento» y pasa a PINRUT, el servicio de identidad de REDCUMBRE. La primera vez fotografía su cédula por ambos lados, se revisa que esté vigente y que su número de serie corresponda a su RUT, pasa una prueba de vida y se compara su rostro con el de la cédula. Desde ahí, cada vez que firma le basta su rostro.
- Su firma queda registrada. Ocurre apenas se confirma su identidad, aunque no vuelva a la página.
- Recibe su copia. Cuando firman todos, el PDF se cierra y se sella, con la fecha y la hora que estampa un servicio externo. Por el mismo WhatsApp le llega el enlace para descargar su copia.
El detalle de la verificación, con las pantallas, está en identidad verificada.
Cómo enviar un documento para firmar por WhatsApp
Del lado de quien envía hay 2 caminos, y los dos terminan en el mismo PDF sellado.
Desde el panel. Subes el PDF y agregas a cada firmante con su RUT. Para cada uno eliges el canal: WhatsApp, con respaldo por SMS; correo; o enlace, que te entrega el enlace de firma para que lo envíes tú, por ejemplo desde tu propio WhatsApp. Puedes sumar varios firmantes al mismo documento.
Desde tu sistema. Si el documento nace en tu software, tu sistema lo crea con un solo llamado y recibe un aviso cuando está firmado, con el enlace para descargarlo. Está explicado en firma electrónica para tu sistema y, paso a paso, en cómo funciona.
Por qué enviar la foto de tu firma por WhatsApp no basta
A veces, cuando a alguien le piden «firmar por WhatsApp», firma un papel, le saca una foto y la envía, o pega la imagen de su firma en un PDF. La ley no exige una tecnología, y un análisis del estudio Carey incluye la imagen escaneada de una firma entre los ejemplos de firma simple. El problema aparece cuando alguien la discute. Para un documento privado con firma simple, el artículo 5.º de la ley remite a las reglas generales de la prueba. Si la otra parte desconoce la firma, quien presenta el documento tiene que mostrar que esa persona lo firmó. Una foto de una firma deja muy poco para mostrar.
| Lo que hay que probar | Foto de la firma por WhatsApp | Firma con ValidaFirma |
|---|---|---|
| Quién firmó | Que el mensaje salió de un número de teléfono | Una persona con cédula vigente, prueba de vida y comparación de rostro |
| Qué documento firmó | Nada: la imagen se pega en cualquier archivo | El PDF que leyó hasta el final antes de firmar |
| Si el documento cambió después | No se puede comprobar | El sello del PDF delata cualquier cambio |
| Cuándo firmó | La hora del chat, mientras nadie lo borre | La fecha y la hora del sello, que estampa un servicio externo |
| Quién puede comprobarlo después | Quien tenga el chat | Cualquiera, con el código de verificación o en Adobe Acrobat, sin conexión |
Lo mismo pasa con un código que llega por SMS o por WhatsApp: prueba que alguien tenía ese teléfono en la mano. Para que la firma quede a nombre de una persona, hay que verificar a la persona.
Cómo firmar un PDF en el celular
Depende de quién te pide la firma y de qué documento se trata.
- Te lo envían a firma. Si la empresa usa un servicio de firma electrónica, te llega un enlace por WhatsApp o por correo. Lo abres, lees y firmas en el mismo celular, como en los pasos de arriba.
- El documento exige firma electrónica avanzada. Necesitas un certificado a tu nombre emitido por un prestador acreditado. La diferencia entre las 2 firmas, y cuándo la ley exige la avanzada, está en firma electrónica simple y avanzada.
- Dibujas tu firma sobre el PDF con una aplicación. El resultado es una imagen de tu firma dentro del archivo, con las mismas debilidades de la foto: no prueba quién la puso, y el archivo se puede editar después.
Lo que la firma por WhatsApp no reemplaza
La firma de ValidaFirma es firma electrónica simple. No sirve para los actos que la ley exige por escritura pública, como la compraventa de un inmueble, ni para los que exigen la presencia personal de las partes o son de derecho de familia (art. 3.º). Tampoco para los instrumentos públicos, que requieren firma electrónica avanzada (art. 4.º). Y no reemplaza la autorización de firmas ante notario cuando una ley la pide: es lo que pasa con el contrato de arriendo, aunque ahí los tribunales han admitido la demanda monitoria sin notario, como explicamos en contrato de arriendo con firma electrónica.
La verificación de identidad también tiene un límite. Ninguna verificación a distancia es imposible de suplantar. El motor de prueba de vida fue evaluado por un laboratorio independiente con la norma ISO/IEC 30107-3 y cumplió el nivel 2 contra ataques de presentación, y esa evaluación no cubre los ataques con una cámara virtual.
Preguntas frecuentes
¿Es legal firmar un documento por WhatsApp?
Sí, como firma electrónica simple. La Ley 19.799 no exige una tecnología ni un canal: exige que la firma permita identificar al autor (art. 2.º, letra f). Lo que decide si la firma se sostiene es la evidencia de quién firmó y qué firmó.
¿Quien firma necesita instalar una aplicación o crear una cuenta?
No. Abre el enlace en su celular y firma ahí mismo. La primera vez acredita su identidad con su cédula; las siguientes, le basta su rostro.
¿Qué pasa si la persona no tiene WhatsApp?
Puede recibir la invitación por correo, o puedes entregarle tú el enlace de firma por el canal que prefieras. Y la invitación por WhatsApp tiene respaldo por SMS.
¿Firma digital y firma electrónica son lo mismo?
En el uso diario, casi siempre se habla de lo mismo. La Ley 19.799 usa solo «firma electrónica», en sus 2 tipos: simple y avanzada. Cuando alguien dice «firma digital», conviene preguntar si se refiere a la avanzada, que requiere certificado.
¿El documento firmado llega por WhatsApp?
Llega el enlace para descargarlo, por el mismo WhatsApp: el PDF no viaja adjunto en ese mensaje. Si la persona también tiene correo, ahí le llega el PDF firmado adjunto.
¿Cómo se comprueba después que el documento es auténtico?
Con el código de verificación, en la validación pública, sin cuenta. Y como el sello viaja dentro del PDF, Adobe Acrobat comprueba sin conexión que el archivo no cambió.
Pruébalo en tu WhatsApp
La manera más directa de entender el recorrido es firmar tú. En probar gratis te llega por WhatsApp un documento de prueba y lo firmas en tu celular, sin registrarte, como lo firmaría tu cliente. Se cobra por firmante, y los precios están publicados.
Fuentes
- Ley 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación: artículos 2.º, 3.º, 4.º y 5.º.
- Carey, «Firma electrónica: ¿cuándo puede utilizarse y cuándo no?», julio de 2020.
- El recorrido de firma descrito en cómo funciona e identidad verificada.
