DS 44 y firma electrónica simple

Nueva obligación legal desde febrero de 2025. El Decreto Supremo N.º 44/2023 entró en vigencia el 1 de febrero de 2025 y cambió las obligaciones de documentación en seguridad y salud en el trabajo. Su artículo 72 es categórico: «La entidad empleadora deberá registrar y respaldar de forma documental y fidedigna toda la información vinculada a la gestión de los riesgos laborales». Cada charla de seguridad, cada entrega de EPP y cada inducción de riesgos laborales tiene que quedar documentada. La pregunta es cómo hacerlo sin multiplicar el trabajo administrativo.

Si tu empresa o consultora gestiona prevención de riesgos laborales, esta normativa es a la vez una exigencia de cumplimiento y una oportunidad para ordenar procesos que hoy corren en papel. En este artículo revisamos qué cambió, qué documentos hay que respaldar, qué dice la base legal sobre la firma electrónica y cómo ValidaFirma permite dejar evidencia firmada, fechada y verificable de cada actividad preventiva.

¿Qué cambió con el DS 44?

El Decreto Supremo N.º 44 de 2023 reemplaza reglamentos que llevaban décadas vigentes (DS 40/1969 y DS 54/1969) y reordena la gestión preventiva de riesgos laborales en Chile. Las obligaciones preventivas en buena parte ya existían. El cambio de fondo es la exigencia de probarlas con documentos:

Aspecto	Antes (DS 40/54)	Ahora (DS 44)
Documentación	Opcional o informal	Obligatoria y fidedigna (art. 72)
Formato	Principalmente papel	Preferentemente electrónico
Trazabilidad	Limitada	Sistema de información de la gestión preventiva
Fiscalización	Presencial, con papeles	Acceso a los registros en formato digital
Responsabilidad	General	Explícita sobre el respaldo documental

Rol de las autoridades

SUSESO. Mediante la Circular N.º 3855 instruyó a las mutualidades a proveer plataformas digitales de registro a sus empresas afiliadas.
Dirección del Trabajo. Fiscaliza el cumplimiento y acepta documentación digital que cumpla los requisitos legales.
SEREMI de Salud. Verifica las actividades preventivas a partir de la evidencia que la empresa pueda exhibir, en papel o en formato electrónico.

Documentos que debes respaldar, y que conviene digitalizar

El DS 44 exige documentar múltiples procesos de seguridad. El formato electrónico es el preferente, aunque se admiten otros, y permite reunir toda la evidencia en un archivo y presentarla cuando la piden. El contrato de trabajo y sus anexos también se pueden firmar así. En prevención, estos son los casos donde la firma electrónica hace la diferencia:

Charlas de seguridad y capacitaciones

Registro de asistencia con la firma de cada trabajador presente. Es lo primero que pide un fiscalizador, porque es la prueba de que la actividad preventiva ocurrió y de quiénes participaron.

Consecuencia de no documentarlo: multa por infracción grave, hasta 60 UTM según el artículo 506 del Código del Trabajo.

Entrega de elementos de protección personal (EPP)

Firma del trabajador acreditando la recepción de cascos, guantes, calzado de seguridad y el resto del equipamiento. Es la evidencia que deslinda responsabilidades cuando ocurre un accidente.

Consecuencia de no documentarlo: responsabilidad del empleador frente a accidentes relacionados con el equipamiento no acreditado.

Información de riesgos laborales (IRL)

Entrega al trabajador de la información específica sobre los peligros de su puesto. Es una obligación explícita del DS 44 y una de las más fáciles de olvidar cuando el ingreso de personal es frecuente.

Consecuencia de no documentarlo: multa por infracción grave, más la responsabilidad asociada a accidentes del trabajo.

Exámenes ocupacionales y vigilancia de la salud

Consentimiento informado para los exámenes y acuse de recibo de los resultados de la vigilancia preventiva.

Consecuencia de no documentarlo: multa y vulneración de derechos del trabajador, que debe ser informado de los resultados que le conciernen.

Investigación de incidentes y cuasi accidentes

Registro y firma de testigos, afectados y responsables de la investigación, con la trazabilidad de las medidas correctivas que se adoptaron.

Consecuencia de no documentarlo: imposibilidad de demostrar que se tomaron acciones preventivas si el incidente se repite.

Contratos y acuerdos con prestadores SST

Contratos con consultoras de prevención, organismos de capacitación y proveedores de servicios de seguridad.

Beneficio: formalizar servicios críticos de seguridad sin esperar a coordinar una firma presencial.

El costo real del cumplimiento manual

Implementar el DS 44 con procesos en papel tiene costos que no aparecen en ninguna factura, pero se pagan todos los meses:

Costos del proceso manual

Tiempo administrativo. Cada firma en papel implica imprimir, hacer firmar, archivar y, casi siempre, escanear después.
Pérdida de documentos. Los documentos físicos se extravían, se mojan en terreno o se deterioran con los años, y ninguno se recupera.
Firmas ilegibles. Una parte de las firmas en papel no permite identificar a quién corresponde al momento de una auditoría.
Almacenamiento. Espacio físico más el costo de resguardarlo de forma segura durante el plazo legal.
Búsqueda en inspección. Ubicar un documento específico entre archivadores toma tiempo, justo cuando el fiscalizador está esperando.
Riesgo de multas. Documentación insuficiente o perdida termina en sanciones de la Dirección del Trabajo o de la SEREMI.

Beneficios de la firma electrónica simple

Firma desde el teléfono. El trabajador firma en terreno, en su propio celular, sin instalar nada ni crear una cuenta.
Documentos que no dependen de una carpeta. Cada PDF firmado se descarga desde tu cuenta y lleva el sello dentro del archivo: la copia que guardes en tu propio sistema se verifica sin depender de nosotros.
Trazabilidad. De cada firma queda registro de quién firmó, cómo verificó su identidad y cuándo, con sello de tiempo.
Todo en un lugar. Cada documento aparece en tu cuenta con su estado y su código de verificación, listo para descargar, sin archivadores.
Listo para la inspección. Cualquier fiscalizador puede comprobar un documento con su código de verificación en la validación pública, sin cuenta y sin pasar por ti.
Evidencia, no promesas. Un registro firmado, fechado y verificable de cada actividad preventiva, que es exactamente lo que el artículo 72 pide respaldar.

¿Por qué la firma electrónica simple es válida bajo el DS 44? (Base legal)

Respaldo legal. Existe una confusión común sobre si las plataformas de firma electrónica necesitan «certificación» de la Dirección del Trabajo o de la SEREMI de Salud para ser válidas bajo el DS 44. La respuesta es no. No existe un proceso de certificación previa de plataformas de firma electrónica simple.

Según la doctrina de la Dirección del Trabajo sobre la materia (el Dictamen N.º 0789/015 y el Ord. N.º 607 de 2023), el marco es el siguiente.

Marco legal aplicable

Ley N.º 19.799 sobre documentos electrónicos y firma electrónica. Los documentos firmados electrónicamente son válidos de la misma manera y producen los mismos efectos que los firmados en papel. La ley no exige una certificación previa de las plataformas de firma electrónica simple.
Dictamen DT N.º 0789/015. La Dirección del Trabajo fijó las condiciones del sistema en que se firma la documentación laboral electrónica, pero no creó un proceso de certificación obligatoria: no hace falta autorización previa (Ord. N.º 698 de 2020). Lo que se exige es cumplir esas condiciones.
DS 44, artículo 72. Obliga a «registrar y respaldar de forma documental y fidedigna» la actividad preventiva, preferentemente en formato electrónico. No menciona la necesidad de certificar plataformas.
Circular SUSESO N.º 3855. Instruye a las mutualidades a proveer plataformas digitales, pero no obliga a usar solo esas plataformas. Las empresas pueden usar sistemas propios o de terceros que cumplan los requisitos.

Las condiciones de la Dirección del Trabajo, y qué cubre ValidaFirma

El Ord. N.º 607 de 2023 admite la firma electrónica para los documentos de seguridad y salud ocupacional «en la medida que se lleve a cabo cumplimiento a las reglas señaladas en el presente informe». Esas reglas son las letras a) a e) del Dictamen N.º 0789/015, que se cumplen todas juntas, y los requisitos que el mismo Ord. recoge del Ord. N.º 4890 de 2013. En la práctica, el respaldo electrónico del DS 44 tiene que reunir estas condiciones:

Consentimiento expreso del trabajador. Que acepte por escrito, antes, la modalidad electrónica, en su contrato o en un anexo. No basta con que lea el documento antes de firmarlo.
Envío automático a su correo personal. Terminada la firma, el documento le llega a la casilla particular que él indicó.
Acceso para fiscalizar. El fiscalizador tiene que poder consultar la documentación por internet a partir del RUT del empleador, sin restricciones, también desde los equipos del empleador, imprimirla y pedir su ratificación.
La firma no va aislada. Tiene que formar parte de un sistema de generación, firma y gestión de la documentación que cumpla todo el Dictamen N.º 0789/015, «no bastando la firma como componente aislado» (Ord. N.º 654 de 2025).

Estas condiciones las cumple el conjunto: tu sistema, donde se genera y se guarda la documentación preventiva, y el servicio con que se firma. ValidaFirma es la pieza de firma, y no reemplaza ese sistema.

Lo que resuelve ValidaFirma:

La firma de cada trabajador, a su nombre. Cada trabajador convocado verifica su identidad con PINRUT, el servicio de identidad de REDCUMBRE: la primera vez acredita su identidad con su cédula y su rostro, y al firmar pasa una prueba de vida y una comparación con ese rostro. Está explicado en identidad verificada. La empresa no gestiona claves de sus trabajadores ni puede firmar por ellos.
El envío al correo. Cuando firman todos, cada firmante con correo recibe el documento firmado y sellado, adjunto, en el correo que declaraste para él. Marca el documento como laboral (el botón «Laboral» en el panel, o el campo cumplimiento_laboral desde tu sistema): cada firmante lleva su correo, también si firma por WhatsApp o por enlace, y ahí recibe el PDF adjunto, aunque el documento sea confidencial. Sin esa opción, un documento confidencial sale con un correo que trae solo el enlace, y entonces el envío que pide la DT no queda cubierto.
La integridad y la evidencia. El documento sale con firma y sello de tiempo, y la evidencia de cada firmante (cómo se identificó, qué aceptó y cuándo firmó) queda en su página de firmas. Cualquiera comprueba en la validación pública que el PDF no fue alterado.

Lo que queda de tu lado:

El correo personal del trabajador. ValidaFirma envía a la dirección que declaras y no puede saber si es la personal.
La cláusula de consentimiento, en el contrato o en un anexo.
El acceso del trabajador a su documentación, en forma permanente y sin restricciones (Ord. N.º 607 de 2023). ValidaFirma ayuda con el adjunto y el enlace de descarga, pero el deber es del empleador.
Tu sistema y el acceso del fiscalizador. La consulta por RUT del empleador, el expediente de cada trabajador, la impresión y la ratificación las resuelve el sistema donde guardas la documentación, propio o de un proveedor de gestión documental. La validación pública de un PDF no reemplaza ese acceso.

Caso de uso: consultora de prevención de riesgos

Tomemos una consultora tipo, que ofrece diagnósticos DS 44, matrices IPER, capacitaciones y asesoría técnico-normativa a varias empresas a la vez. La prevención la sabe hacer. Su problema es la evidencia: cada actividad que realiza para un cliente tiene que quedar firmada por los trabajadores que participaron, y esos trabajadores están en faena.

Así se ve la implementación con firma electrónica simple:

Caso de uso	Cómo se implementa	Qué se obtiene
Charlas de seguridad	Los trabajadores firman la asistencia desde su teléfono, en terreno	Registro firmado y fechado de cada charla, verificable en la auditoría
Entrega de EPP	Firma al recibir casco, guantes o calzado de seguridad	Control documentado de cada entrega; deslinde de responsabilidad
Entrega de IRL	Firma del documento IRL específico del puesto	Evidencia de la obligación del DS 44, sin depender de la logística de obras remotas
Contratos de servicios SST	Firma de contratos y anexos con los clientes	Formalización sin coordinar una reunión presencial
Informes de diagnóstico	Firma de recepción del informe por parte del cliente	Constancia de entrega, con fecha y firmante

Qué cambia en la operación. El equipo deja de imprimir, recolectar y escanear listas. Los registros ya no dependen de que una hoja vuelva sana desde la faena. Y cuando un cliente recibe una fiscalización, la consultora entrega los documentos firmados con su código de verificación en vez de buscar en archivadores.

Dónde está el valor. En 3 cosas concretas: evidencia firmada y fechada de cada actividad preventiva, trazabilidad de quién firmó y cuándo, y menos exposición a que un documento extraviado termine en una multa. Y para la consultora, un argumento comercial frente a la competencia que sigue trabajando en papel.

Empresas que deben actuar ya

La firma electrónica simple es especialmente útil para estos segmentos afectados por el DS 44:

Consultoras SST y de prevención de riesgos

Asesoran a múltiples clientes y necesitan documentar charlas, capacitaciones, auditorías y entregas de EPP para cada uno de ellos.

Beneficio clave: diferenciación comercial y una operación que crece sin sumar trabajo administrativo en la misma proporción.

Industrias de alto riesgo

Construcción, minería, forestal e industrial. Las obligaciones del DS 44 son intensivas y las operaciones en terreno remoto vuelven impracticable el proceso en papel.

Beneficio clave: documentación desde terreno, en el teléfono del trabajador, en el momento en que ocurre la actividad.

Empresas con subcontratación

Manejan contratistas y subcontratistas bajo la Ley 20.123 y deben documentar la IRL y las capacitaciones para cada empresa colaboradora.

Beneficio clave: la documentación ordenada en carpetas dentro de la cuenta de la empresa principal: una por obra o faena, o una por empresa colaboradora. Para que la gente de un colaborador trabaje en su carpeta, tiene que ser miembro de la empresa principal en la plataforma de REDCUMBRE, y con nivel Escritura ve solo lo que creó.

Mutualidades y organismos de capacitación

Instituciones que capacitan a un gran volumen de trabajadores y necesitan registrar asistencias de forma masiva.

Beneficio clave: escala a través de la API, integrada con los sistemas que ya tienen.

Empresas multisitio

Retail, logística y agroindustria con operaciones distribuidas geográficamente. El DS 44 aplica en todas las sucursales y bodegas.

Beneficio clave: centralización de la documentación SST de todas las sedes en una sola cuenta.

Empresas de servicios externos

Aseo, seguridad y mantención industrial. Su personal trabaja en instalaciones de terceros, y la empresa debe documentar EPP e IRL para cada sitio.

Beneficio clave: documentación portable, accesible desde cualquier instalación del cliente.

Implementación práctica: API de ValidaFirma

Así se automatiza el envío de una lista de asistencia a una charla de seguridad. Un solo POST crea el documento con sus firmantes, y cada uno recibe la invitación por su canal: WhatsApp, con respaldo por SMS, o correo. Si prefieres repartir tú los enlaces, el canal enlace no envía nada y la respuesta trae el enlace de firma de cada uno. El ejemplo usa una llave de prueba: corre el proceso completo, pero no envía mensajes, simula la verificación de identidad y no cobra:

curl -X POST https://api.validafirma.cl/api/fes/documentos \
  -H "X-API-Key: $VALIDAFIRMA_API_KEY" \
  -F "documento=@asistencia-charla-seguridad.pdf" \
  -F 'firmantes=[
        {"rut":"49999901-1","canal":"whatsapp","telefono":"+56912345678"},
        {"rut":"49999905-4","canal":"email","email":"maria@ejemplo.cl"}
      ]' \
  -F "webhook_url=https://tu-sistema.cl/webhooks/validafirma"

La respuesta es un 201 Created que envuelve el documento. En documento vienen el identificador, el codigo_verificacion, el hash del PDF original y la fecha de expiración —vence a los 7 días por defecto; puedes fijar hasta 30 con dias_expiracion, y en modo de prueba hasta 3—; y en documento.firmantes[], un url_firma por firmante. El nombre de cada trabajador es opcional y sirve de referencia: si lo envías, lo saluda en la invitación; en la evidencia se usa el de la cédula.

{
  "mensaje": "Documento creado exitosamente",
  "documento": {
    "id": "9f1c2a7e-4b3d-4e6f-8a21-5c0d7e9b1f44",
    "codigo_verificacion": "mu8k2x4p-9A4C71E8",
    "nombre_original": "asistencia-charla-seguridad.pdf",
    "hash_original": "e3b0c44298fc1c149afbf4c8996fb924…",
    "fecha_creacion": "2026-10-02T14:02:11.000Z",
    "fecha_expiracion": "2026-10-05T14:02:11.000Z",
    "dias_expiracion": 3,
    "estado": "pendiente",
    "metodo_identidad": "pinrut",
    "confidencial": false,
    "es_prueba": true,
    "sandbox": true,
    "fecha_borrado": "2026-10-08T14:02:11.000Z",
    "fecha_borrado_definitiva": false,
    "firmantes": [
      {
        "id": "c81d4e2e-bcf2-4b3a-9d1a-2f6e0c7a5b90",
        "email": null,
        "nombre": null,
        "rut": "49999901-1",
        "canal": "whatsapp",
        "validar_contacto": [],
        "orden_firma": 1,
        "estado": "pendiente",
        "url_firma": "https://app.validafirma.cl/firma/eyJ…",
        "es_prueba": true,
        "sandbox": true
      },
      {
        "id": "5d2f9a1b-7c3e-4a8d-b6f0-1e4c9d7a2b53",
        "email": "maria@ejemplo.cl",
        "nombre": null,
        "rut": "49999905-4",
        "canal": "email",
        "validar_contacto": [],
        "orden_firma": 2,
        "estado": "pendiente",
        "url_firma": "https://app.validafirma.cl/firma/eyJ…",
        "es_prueba": true,
        "sandbox": true
      }
    ]
  },
  "creditos": {
    "consumidos": 0,
    "saldo_restante": 999999,
    "transaccion_id": null,
    "costo_por_firmante": 0,
    "es_prueba": true,
    "sandbox": true
  }
}

Cuando firman todos, el documento se cierra y se sella, y tu sistema recibe el aviso en la webhook_url que indicaste. El aviso no trae el PDF adjunto: trae el enlace para descargarlo. Y cada trabajador recibe su propio enlace de descarga por su canal; si tiene correo, además le llega ahí el PDF firmado adjunto. Los valores del ejemplo son ficticios; la estructura es la de la API publicada. Pasar a producción es cambiar la llave de prueba por la de producción, en el mismo host. La referencia completa, con la autenticación por API key y el modo de prueba, está en la documentación.

FAQ legal: DS 44 y firma electrónica

¿Necesito certificar ValidaFirma ante la Dirección del Trabajo o la SEREMI?

No. No existe una obligación legal de certificar plataformas de firma electrónica simple. La Dirección del Trabajo no exige autorización previa (Ord. N.º 698 de 2020) ni lleva un registro de plataformas autorizadas. Lo que pide, en el Dictamen N.º 0789/015 y el Ord. N.º 607 de 2023, es que la documentación se firme dentro de un sistema que cumpla sus condiciones: el consentimiento del trabajador, el envío a su correo personal y el acceso del fiscalizador. Están explicadas más arriba.

¿Es válida la firma electrónica simple para documentos del DS 44?

Sí. El DS 44 no fija un tipo de firma específico para el respaldo de la actividad preventiva. Según el Ord. N.º 607 de 2023, «no existe inconveniente para la utilización del mecanismo de firma digital para fines de seguridad y salud ocupacional», «en la medida que se lleve a cabo cumplimiento a las reglas señaladas en el presente informe»: las del Dictamen N.º 0789/015, con el consentimiento expreso del trabajador y el envío automático a su correo personal. ValidaFirma implementa firma electrónica simple conforme a la Ley 19.799, y cada documento sale con firma y sello de tiempo.

¿Qué pasa en una auditoría de la SEREMI o de la DT si uso ValidaFirma?

Los fiscalizadores van a pedir los registros de las actividades preventivas: charlas, entregas de EPP, IRL y el resto. Con ValidaFirma, descargas desde tu cuenta los PDF firmados y sellados, cada uno con su código de verificación. El fiscalizador puede comprobar por su cuenta que el documento no fue alterado, en la validación pública o directamente en Adobe Acrobat. Lo que entregas es evidencia firmada, fechada y verificable, que es lo que el artículo 72 pide respaldar. En una fiscalización de la DT, además, el fiscalizador consulta la documentación en tu sistema, a partir del RUT de la empresa: es la condición 3 de más arriba.

¿Debo seguir usando la plataforma de mi mutualidad?

No es obligatorio usar exclusivamente la plataforma de tu mutualidad. La Circular SUSESO N.º 3855 instruyó a las mutualidades a proveer herramientas digitales, pero no prohíbe usar sistemas propios o de terceros. Puedes usar ValidaFirma como plataforma de firma y entregar los registros finales a la mutualidad si los requiere para sus reportes. Lo que importa es respaldar la actividad preventiva conforme al DS 44, independiente de la herramienta.

¿Cómo demuestro que el trabajador realmente firmó el documento?

Con 3 piezas que viajan juntas. Primero, la verificación de identidad del firmante con PINRUT: la primera vez en PINRUT acredita su identidad con su cédula y su rostro, y al firmar pasa una prueba de vida y una comparación con ese rostro. Segundo, el hash del documento y el sello de tiempo, que fijan qué se firmó y cuándo. Tercero, el código de verificación, con el que cualquiera comprueba que el PDF que tienes es el mismo que se firmó. Ante un desconocimiento posterior, tienes un documento cuya integridad se puede verificar sin depender de nosotros y un registro de cómo se verificó la identidad de quien firmó.

¿Puedo usar ValidaFirma con trabajadores que no tienen correo corporativo?

Sí. La invitación le llega al trabajador por WhatsApp, con respaldo por SMS, o por correo, y también sirve un correo personal; o tu sistema le entrega el enlace por su propio canal. No necesita cuenta, aplicación ni certificado digital: abre el enlace, verifica su identidad y firma en su propio teléfono. Para una charla en faena, eso significa que cada asistente firma en el momento, sin pasar por un computador. Igual conviene tener su correo personal: la DT pide que el documento firmado le llegue ahí, y por WhatsApp solo le llega el enlace.

Ventaja competitiva para consultoras SST

Si eres una consultora de prevención de riesgos, la firma electrónica simple te da argumentos concretos frente a la competencia que sigue en papel.

Para tus clientes:

Los registros de capacitaciones quedan firmados, fechados y verificables por cualquier fiscalizador.
La firma es la pieza que se integra al sistema donde guardan la documentación preventiva.
Los documentos firmados se descargan desde la cuenta cuando se necesitan, sin pedirlos a nadie.
Las listas de asistencia y los documentos IRL ya no viajan en papel entre la faena y la oficina.

Para tu operación interna:

Crecer en clientes sin que el trabajo administrativo crezca en la misma proporción.
Automatización vía API: tu sistema SST crea los documentos y recibe el resultado por webhook.
Cada documento con su estado a la vista, para saber qué falta por firmar en cada cliente.
Una imagen profesional frente a la competencia tradicional.

Conclusión: DS 44 como oportunidad, no carga

El Decreto Supremo N.º 44 de 2023, vigente desde el 1 de febrero de 2025, es un punto de inflexión en la gestión de seguridad y salud en el trabajo en Chile. Muchas empresas lo ven como una carga administrativa adicional. Las que digitalicen el respaldo de su actividad preventiva van a tener algo mejor que una carpeta ordenada: evidencia firmada, fechada y verificable de cada charla, cada entrega y cada inducción, lista para exhibirse cuando la pidan.

La firma electrónica simple es la pieza que hace posible ese respaldo sin cambiar el resto del proceso. Si quieres ver cómo se integra, revisa cómo funciona y los precios; si quieres probarlo, puedes probar gratis, y con una llave de prueba la API corre el proceso completo, pero no envía mensajes, simula la verificación de identidad y no cobra.

Referencias legales

Decreto Supremo N.º 44/2023 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social, reglamento sobre gestión preventiva de los riesgos laborales.
Ley N.º 19.799 sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.
Dictamen de la Dirección del Trabajo N.º 0789/015, de 2015, sobre las condiciones de la documentación laboral electrónica.
Dirección del Trabajo, Ord. N.º 607 de 2023, sobre firma digital en materias de seguridad y salud ocupacional.
Dirección del Trabajo, Ord. N.º 654 de 2025, sobre la firma como parte de un sistema integral.
Dirección del Trabajo, Ord. N.º 698 de 2020, sobre la ausencia de autorización previa.
Circular SUSESO N.º 3855, de 2024, con instrucciones a las mutualidades sobre sistemas digitales de registro.
Código del Trabajo, artículo 506, sobre las multas por infracciones a la legislación laboral, y artículo 515, sobre el registro electrónico laboral.